Container loading check: zo controleer je het laden van je container in China en Vietnam

Je producten zijn goedgekeurd tijdens de kwaliteitscontrole, de dozen staan klaar en de container rijdt voor. Toch is daarmee nog niet alles geregeld. Tussen het laatste inspectierapport en het moment dat de deuren dichtgaan, kan nog veel gebeuren: een container die lekt, pallets die verkeerd gestapeld zijn of dozen die net niet meer passen. Een container loading check voorkomt dat problemen pas zichtbaar worden als de container bij jou wordt opengemaakt.
In dit artikel lees je wat een container loading check is, wat er stap voor stap wordt gecontroleerd en wanneer het verstandig is om een laadcontrole te laten uitvoeren.

In this article, you'll learn:

• Wat is een container loading check?
• Waarom een laadcontrole, als de kwaliteitscontrole al is goedgekeurd?
• Wanneer vindt de container loading check plaats?
• De container loading check stap voor stap
• Checklist CLC
• Is een container loading check altijd nodig?

Wat is een container loading check?

Een container loading check (CLC; ook wel laadcontrole, container inspectie of loading supervision genoemd) is een controle die plaatsvindt op het moment dat je goederen in de container worden geladen, meestal bij de fabriek of het magazijn van je leverancier. Een inspecteur is ter plaatse en controleert vijf dingen:

• of er een laadplan is en of dat wordt gevolgd;
• of de lege container droog, schoon en onbeschadigd is;
• of de juiste goederen, in de juiste aantallen, goed verpakt en gelabeld klaarstaan;
• of de lading goed wordt gestapeld en vastgezet;
• of de container na het sluiten correct wordt verzegeld en het sealnummer wordt vastgelegd.

Alles wordt vastgelegd met foto’s, zodat je achteraf precies kunt zien in welke staat je goederen de fabriek hebben verlaten.

Afbeelding 1: lading wordt vastgelegd met foto’s, zodat je achteraf precies kunt zien in welke staat je goederen de fabriek hebben verlaten.

Waarom een laadcontrole, als de kwaliteitscontrole al is goedgekeurd?

Een kwaliteitscontrole, zoals een pre-shipment inspectie volgens de AQL-methode, beoordeelt het product zelf. Een laadcontrole beoordeelt iets anders: of dat goedgekeurde product ook onbeschadigd en compleet bij jou aankomt. Dat zijn twee verschillende risico’s.

Een paar voorbeelden van wat er na een goedgekeurde inspectie nog mis kan gaan:

• Vocht. Een container met een klein lek in het dak of een natte vloer kan tijdens weken op zee leiden tot schimmel, roest of doorweekte verpakkingen.
• Transportschade. Zware dozen bovenop lichte, of lading die niet is vastgezet, verschuift tijdens het transport. Het product was bij de inspectie in orde; bij aankomst niet meer.
• Geen bewijs. Zonder foto’s van het laden en van de verzegeling is het lastig om bij schade aan te tonen waar die is ontstaan. Dat speelt mee in gesprekken met je leverancier, je expediteur of je verzekeraar.

Je hebt na het laden geen invloed meer op de container tot hij in Europa wordt geopend. De laadcontrole is het laatste moment waarop je nog kunt ingrijpen.

Afbeelding 2: foto’s van de lading zijn cruciaal voor het aantonen van het ontstaan van eventuele schade

Wanneer vindt de container loading check plaats?

De laadcontrole is de laatste stap in de controles vóór verscheping. Bij EWD-Compass volgt de CLC kort na de kwaliteitscontrole, zodra de order naar wens is ingepakt.

Een laadcontrole is geen vervanging van een pre-shipment inspectie. Tijdens het laden is er geen ruimte om producten uitgebreid te testen of uit te meten. De twee controles vullen elkaar aan.

Belangrijk: een laad controle is niet standaard, maar wel optioneel. Bij continue producties en bestelling van goederen komt het nauwelijks meer voor. Daarom organiseren wij loading checks vaak in het begin van de samenwerking.

De container loading check stap voor stap

Stap 1: Zorg vooraf voor een laadplan

Een goede laadcontrole begint al voordat de container voorrijdt. Op basis van de order (aantallen, afmetingen en gewichten van de dozen of pallets) wordt een laadplan gemaakt: hoe passen de goederen het meest efficiënt én veilig in de container? Die berekening maakt de fabriek, zij hebben de ervaring.

Daarvoor zijn online tools beschikbaar die een 3D-laadplan of laadtekening maken. Je voert de afmetingen en gewichten van je colli in, kiest het containertype en de tool laat zien hoe alles past. Zo weet je vooraf:

• of je order in één container past, en in welk type (bekijk ook ons overzicht van de afmetingen van zeecontainers);
• in welke volgorde er geladen moet worden;
• hoe het gewicht over de containervloer wordt verdeeld;
• welke dozen niet onderop mogen of niet belast mogen worden.

Het laadplan is meteen de leidraad voor de controle: de inspecteur toetst tijdens het laden of het plan wordt gevolgd. Zonder laadplan wordt er “op het oog” geladen. Dat leidt vaker tot ruimteverlies, en soms tot de ontdekking op de laatste dag dat een deel van de order niet meer past.

Daarnaast geldt sinds 2016 de internationale verplichting dat het geverifieerde brutogewicht van een container (Verified Gross Mass, VGM) bekend moet zijn voordat de container aan boord gaat. Een laadplan met correcte gewichten maakt het makkelijker om dat gewicht te bepalen en te bewaken dat de maximale belasting van de container niet wordt overschreden.

Stap 2: Controleer de lege container bij aankomst

Voordat er iets wordt geladen, wordt de lege container gecontroleerd. Een beschadigde of vervuilde container kan de hele lading in gevaar brengen, hoe goed de goederen zelf ook zijn. De inspecteur kijkt naar drie dingen:

Droog en waterdicht. Is de vloer droog? Zijn er vochtplekken of watersporen? Een veelgebruikte methode is de lichttest: de inspecteur stapt in de container, laat de deuren sluiten en kijkt of er ergens daglicht naar binnen valt. Waar licht doorkomt, kan ook water binnenkomen.

Schoon. Is de container vrij van vuil, resten van een vorige lading, olie, ongedierte of sterke geuren? Zeker bij voedsel gerelateerde producten en verpakkingen die geur opnemen, is dat belangrijk.

Heel. Zijn de wanden, vloer en het dak vrij van gaten, scheuren en ernstige deuken? Sluiten de deuren goed en zijn de deurrubbers intact? Werken de sluitstangen? Is de containervloer stevig genoeg voor heftruck en lading?

Voldoet de container niet, dan wordt er niet geladen. In dat geval wordt een vervangende container aangevraagd. Dat kost tijd, maar weegt niet op tegen een lading die nat of beschadigd aankomt.

Stap 3: Controleer goederen, aantallen, labels en verpakking

Daarna wordt gecontroleerd wat er geladen gaat worden:

• Aantallen. Komt het aantal dozen of pallets overeen met de paklijst en de order? Bij orders met veel verschillende artikelen wordt per artikelnummer geteld.
• Labels en shipping marks. Staan de juiste gegevens op de omdozen: artikelnummer, aantal per doos, ordernummer, gewicht of andere afgesproken markeringen? Goede labels zijn ook belangrijk voor je magazijn in Nederland en voor de douane: de gegevens op de dozen moeten aansluiten op de handelsfactuur en paklijst.
• Verpakking. Zijn de dozen stevig genoeg voor de stapeling en de reis? Zijn ze dicht, onbeschadigd en droog? Zijn pallets goed gewikkeld, stevig genoeg en waar nodig, voorzien van hoekbeschermers?

Een doos die bij het laden al ingedeukt of open is, komt zelden beter aan. Dit is het moment om die eruit te halen of opnieuw te laten verpakken.

Afbeelding 3: het verpakken van de container lading in stap 3 van het proces.

Stap 4: Controleer het stapelen en vastzetten

Tijdens het laden zelf houdt de inspecteur toezicht op hoe de lading in de container komt:

• Volgens het laadplan. Worden de goederen in de afgesproken volgorde en positie geladen?
• Zwaar onder, licht boven. Zware en stevige colli onderop, lichtere en kwetsbare goederen bovenop.
• Gewichtsverdeling. Het gewicht moet gelijkmatig over de vloer en tussen voor- en achterkant van de container verdeeld zijn. Een container die aan één kant te zwaar is, is lastiger en minder veilig te hanteren.
• Vastzetten. Lege ruimtes worden opgevuld en de lading wordt gezekerd, bijvoorbeeld met spanbanden, stuwzakken (airbags) of houten stutten, zodat niets kan schuiven tijdens het transport over zee en over de weg.
• Zorgvuldig hanteren. Worden dozen niet gegooid, en worden pallets met de heftruck netjes geplaatst?

Gedurende het hele laadproces worden foto’s gemaakt: van de lege container, van tussenstanden tijdens het laden en van de volle container vlak voordat de deuren sluiten.

Afbeelding 4: laadplan in container, voor stapelen en verpakken lading.

Afbeelding 5: een 3D laadplan

Stap 5: Controleer en registreer de verzegeling

Als de container vol is en de deuren dicht zijn, wordt de container verzegeld met een seal: een genummerd zegel (meestal een stalen bout-seal) dat alleen kan worden verwijderd door het te breken. De inspecteur controleert dat:

• de seal correct is aangebracht en vastzit;
• het sealnummer wordt genoteerd;
• het sealnummer overeenkomt met het nummer dat op de verschepingsdocumenten komt;
• het containernummer is vastgelegd.

De container wordt samen met de seal op de foto gezet. Komt de container in Europa aan met dezelfde, onbeschadigde seal, dan weet je dat de container onderweg niet is geopend. Klopt het sealnummer niet of is de seal beschadigd, dan heb je met de foto’s een duidelijk vertrekpunt om uit te zoeken wat er is gebeurd.

Afbeelding 6: sealnummer container op de foto.

Stap 6: Rapportage en documentatie

Na afloop worden de bevindingen en foto’s vastgelegd in een rapport. Bij EWD-Compass wordt deze documentatie toegevoegd aan de verschepingsdocumenten in het online klantportaal. Zo kun je op elk moment terugzien hoe je container is geladen en verzegeld, ook maanden later. Dat is handig bij een schadeclaim of een vraag van de douane, en het sluit aan op het volgen van je zending via container tracking.

Checklist CLC

Wat gaat er in de praktijk het vaakst mis?

Wij hebben wel eens te maken gehad met een ingedeukte container, waardoor er minder geladen kon worden dan gepland. Dit liet de fabriek ons na het inladen weten en de fabriek kwam zelf met een oplossing om de missende onderdelen toe te voegen aan een andere zending (of in mindering te brengen op de rekening).

Is een container loading check altijd nodig?

Niet elke zending vraagt om een laadcontrole. De meerwaarde is het grootst bij:

• volle containers (FCL) die bij de fabriek worden geladen;
• kwetsbare of vochtgevoelige producten, zoals glas, elektronica of goederen in kartonnen verpakking;
• containers met veel verschillende artikelen, waar de kans op ontbrekende of verwisselde items groter is;
• zendingen met een hoge waarde, waar schade of een tekort direct grote financiële gevolgen heeft;
• een nieuwe leverancier, waarvan je nog niet weet hoe zorgvuldig er geladen wordt.

Verstuur je een deelzending (LCL), dan wordt je lading meestal samen met die van andere verladers in een magazijn van de expediteur in de container geladen. Een klassieke laadcontrole bij de fabriek is dan minder zinvol. Wel blijft het belangrijk om te controleren of je goederen goed verpakt, gepalletiseerd en gelabeld de fabriek verlaten.